Dia 18 de maio marca o regresso de alunos às escolas, bem como a reabertura de restaurantes e pequenos negócios, segundo o plano de desconfinamento da pandemia em Portugal. No entanto, muitas empresas ainda não se sentem prontas para retomar atividade. Se ainda não planeou a retoma do seu negócio, a Media em Movimento deixa-lhe aqui um plano em sete passos.
Planear é meio caminho andado para o sucesso, seja em que atividade for. Tome nota destes setes passos e mãos à obra na retoma do seu negócio.
ORGANIZAR
1. Definição da data
Sem esta decisão, não há plano de que lhe valha, pois só planeando as fases até à data de abertura conseguirá saber se tem condições (ou não) para retomar atividade. Pondere os prós e os contras e tome a decisão.
A data de retoma é definida por si, não é imposta legalmente. Há donos de restaurantes que vão abrir mais tarde, seja em maio ou junho. Avalie os custos de se manter aberto, mesmo sem clientela. Isso é que deve ponderar na decisão.
2. Fazer um cronograma
As ações e tarefas até ao dia da abertura devem ser listadas indicando o responsável pelo acompanhamento até à execução. Para as micro-empresas, cuja estrutura é mais pequena e por vezes centrada nos sócios gerentes, este cronograma pode ser mais simples desde que cumpra todas as exigências legais para o efeito.
3. Organizar a equipa e delegar tarefas
Depois do cronograma feito é altura de envolver a equipa e preparar a logística associada. Nos pequenos negócios como lojas e restaurantes, os funcionários devem ser chamados a colaborar. Desde a limpeza e desinfeção do espaço, aos artigos disponíveis ao público, tudo deve ser preparado com o máximo cuidado.
Trate de formar os colaboradores para as novas regras de contacto social e certifique-se que são acompanhados no local nos primeiros dias de retoma.
COMUNICAR
4. Preparar a comunicação da retoma
Com tudo organizado, é hora de comunicar aos seus públicos a data de retoma de atividade. Segmente os seus públicos por internos, externos e mistos, isso vai ajudá-lo a elaborar mensagens personalizadas, adequadas às necessidades de cada um.
Comecemos pela comunicação interna, a mais importante na retoma:
– Aos colaboradores: deve ser enviada uma comunicação escrita a informar a data de abertura, as novas regras e as expectativas no serviço ao cliente. Definir as regras do jogo é muito importante para gerir e receber feedback.
– Aos fornecedores: é importante pedir garantias de prazos de entrega para não afetar a disponibilidade do seu serviço. Comunique-lhes o que espera deles e tenha sempre alternativas para falhas de entrega de última hora.
– Aos seus parceiros de negócio: envolva-os no processo e peça-lhes ajuda na divulgação da sua atividade. Trabalhar em rede é mais fácil.
A comunicação externa não deve ser descurada, logo, sugerimos o seguinte:
– Aos seus clientes: envie uma newsletter eletrónica a avisar que vai abrir as instalações e que está preparado para os receber.
Prepare ainda alguns mimos para lhes agradecer a preferência, acredite, isso vai trazer resultados a longo prazo.
À imprensa: envie uma nota às redações a informar o que fez durante a pandemia, como se organizou e o que está a preparar no regresso. Evite ser comercial, conte-lhes a sua estória ou recorra a uma agência especializada em assessoria mediática.
ANTECIPAR
5. Planear o acesso às instalações
A jornada do cliente deve ser repensada mediante as regras da Direção Geral de Saúde (DGS). Assegure que disponibiliza todas as condições de proteção pessoal à entrada no seu estabelecimento. Faça questão de mostrar os seus rituais de limpeza e desinfeção pois isso irá contribuir para o índice de confiança no seu espaço comercial.
6. Ter meios de pagamento alternativos
Uma das recomendações da Direção Geral de Saúde é evitar o uso de dinheiro vivo no ato de pagamento. Salvaguarde que tem multibanco, mbway ou outros meios para o efeito. Isso irá acelerar o atendimento.
7. Ter solução de take-away ou Delivery
Se nunca fez entregas, este é o momento para o testar e fazer. Há negócios que se mantiveram ativos só pelas entregas e provaram funcionar bem. Não perca clientes só por não ter forma de entregar e prestar o seu serviço. Seja por telefone, WhatsApp ou Facebook, organize a sua equipa ou disponha de parceiros para o efeito.
Sete passos simples, mas desafiantes para quem precisa retomar o seu negócio.
Mafalda Marques, Diretora Geral da Media em Movimento
Se a sua empresa ainda está em layoff e a preparar-se para a retoma, saiba mais no webinar organizado pela Media em Movimento com o Loures Inova.